Organiser un mariage est une expérience inoubliable, mais la planification peut être stressante. Statistiquement, près de 80% des couples estiment que la gestion du budget est la source principale de tension. Ce guide détaillé vous offre une approche structurée pour une organisation sereine et efficace.
Cette check-list exhaustive, divisée en phases, vous fournit un plan d'action clair et adaptable, vous permettant d’optimiser votre temps et votre budget.
Phase 1 : les fondations (6-12 mois avant)
Cette phase initiale est essentielle pour établir les bases de votre organisation. Elle définit le style de votre mariage et les principaux postes budgétaires.
Définition du mariage et du budget
- Budget prévisionnel : Établissez un budget total réaliste (par exemple, 20 000€ pour un mariage de 150 invités) et répartissez-le par catégories (lieu 30%, traiteur 25%, photographe 10%, etc.). Utilisez un outil comme "You Need a Budget" pour un suivi précis.
- Style et ambiance : Définissez le thème (rustique, moderne, romantique…), l'ambiance désirée (festive, intimiste…) et recherchez des lieux inspirants comme le Château de Vaux-le-Vicomte ou le Domaine de Chantilly.
- Nombre d'invités : Fixez le nombre d'invités (par exemple, 180 invités) car cela influence le choix du lieu, du traiteur et des autres prestataires. Prévoyez une marge de 10% supplémentaire.
- Date et lieu : Choisissez une date en fonction de la disponibilité des prestataires et de vos préférences saisonnières. Réservez votre lieu de réception le plus tôt possible.
- Liste préliminaire des invités : Utilisez un outil comme "The Knot" pour gérer les invitations, les RSVP et les informations de contact. Envoyez un save-the-date six mois à l'avance pour les invités éloignés.
Sélection des prestataires principaux
- Lieu de réception : Visitez au moins trois lieux différents et comparez leurs offres. Établissez une check-list de questions à poser concernant la capacité, les équipements, les possibilités de parking et l'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.
- Traiteur : Comparez au moins deux traiteurs en fonction de leur style culinaire (cuisine du marché, gastronomique, etc.). Demandez des menus détaillés, des références et des devis précis. Le traiteur "Lenôtre" est connu pour son excellence.
- Photographe/vidéaste : Analysez les portfolios, comparez les offres et choisissez celui qui correspond à votre style et votre budget. Une séance engagement est une option intéressante.
- Musique : Sélectionnez un DJ ou un groupe musical dont le style correspond à l'ambiance de votre mariage. Demandez des références et des extraits de leurs prestations. Le groupe "The Swinging Cats" offre une ambiance jazzy idéale pour certains mariages.
Phase 2 : les détails essentiels (3-6 mois avant)
Cette étape se concentre sur les aspects administratifs et les préparatifs plus précis de votre mariage.
Formalités administratives et logistiques
- Faire-part : Choisissez vos faire-part (environ 150 exemplaires pour 180 invités) et envoyez-les au moins 3 mois à l’avance. Utilisez un service d'impression en ligne comme Vistaprint pour des options éco-responsables. Prévoyez un suivi régulier des confirmations.
- Hébergement : Réservez les chambres d'hôtels pour vos invités. Négocier des tarifs de groupe avec des établissements comme le groupe AccorHotels peut s'avérer avantageux.
- Transport : Organisez le transport pour les invités, envisageant la location de minibus pour les déplacements entre le lieu de cérémonie et la réception.
- Démarches administratives : Effectuez les démarches auprès de la mairie pour le dépôt du dossier de mariage.
Tenues et accessoires
- Robe de mariée : Essayez plusieurs modèles et choisissez celle qui vous convient parfaitement. Prévoyez les accessoires (voile, chaussures, bijoux) pour compléter votre look. La boutique "Pronovias" propose de magnifiques collections.
- Costume du marié : Choisissez le costume du marié ainsi que les tenues des témoins et des proches. Les magasins comme "Celio" offrent un large choix de costumes.
- Accessoires : N'oubliez pas les accessoires importants : chaussures, bijoux, boutons de manchette, etc.
Décoration et fleuriste
- Style décoratif : Définissez le style décoratif en harmonie avec le thème et le lieu du mariage. Des sites comme Pinterest peuvent vous inspirer.
- Fleuriste : Choisissez votre fleuriste et commandez les fleurs (bouquet de la mariée, décoration des tables, etc.). Renseignez-vous sur les prix et les options.
- Décoration : Optez pour du DIY ou pour la location de matériel. Prévoyez une décoration personnalisée et originale.
Phase 3 : préparation finale (1-3 mois avant)
Cette phase est consacrée à la coordination finale et à la préparation du jour J.
Confirmation et planning
- Confirmation des prestataires : Vérifiez les contrats et les plannings avec tous les prestataires. Confirmez les horaires et les détails.
- Réunions : Organisez des réunions avec les prestataires clés (traiteur, photographe, DJ) pour affiner les derniers détails.
Préparation du jour J
- Plan de salle : Finalisez le plan de salle, en tenant compte des préférences des invités.
- Planning détaillé : Préparez un planning détaillé heure par heure pour le déroulement de la journée.
- Cadeaux invités : Préparez les cadeaux pour les invités, par exemple, des chocolats personnalisés ou des petits objets décoratifs.
- Nombre d'invités : Confirmez le nombre final d'invités à tous les prestataires.
- Trousse de secours : Préparez une trousse de secours pour gérer les petits bobos du jour J.
- Délégation : Déléguez des tâches à des amis ou des membres de votre famille.
- Plan de secours : Prévoyez un plan B pour les imprévus (mauvais temps, etc.).
Phase 4 : après le mariage
Même après le grand jour, quelques formalités restent à gérer.
Remerciements et formalités
- Remerciements : Envoyez des remerciements à vos invités et à tous les prestataires qui ont contribué à la réussite de votre mariage.
- Règlement des factures : Réglez toutes les factures restantes. Conservez précieusement tous les justificatifs.
- Photos et vidéos : Recevez et organisez les photos et vidéos de votre mariage. La plateforme "Dropbox" peut être utile.
- Album photo : Créez un album photo ou un livre photo pour garder un souvenir précieux de ce jour unique.
- Voyage de noces : Planifiez votre voyage de noces en fonction de votre budget et de vos envies. Des destinations comme la Polynésie Française ou les Maldives offrent un cadre idyllique pour une lune de miel inoubliable. Réservez vos billets d'avion et votre hébergement.